Làm sao email của tôi không vào hộp thư spam? Chuyện vào inbox hay không không phải đơn thuần bạn muốn là được hay lúc nào cũng có một câu trả lời duy nhất. Trước khi trả lời câu hỏi này, chúng ta cần biết rõ căn cơ của nó.

Email spamming khủng khiếp như thế nào?
=> Bài viết được xem nhiều: phần mềm quản lý bán hàng online
Email spam là những email được gửi tới bạn mà không hề được sự cho phép của bạn. Mỗi ngày có khoảng 2.600.000 được gửi đi mỗi giây, tương đương với 156,000,000 mỗi phút, 9,360,000,000 mỗi giờ và 224,000,000,000 mỗi ngày – nguồn: Internet Live Stats

Và trong 224 tỷ emails đó hiện tại không ai biết chính xác nhưng được ước lượng là có khoảng 90% hay cao hơn là email abusive (bao gồm cả email spam và email không mong đợi) – nguồn: M3AAWG – Spam Metrics Report 16. Một số hãng bảo mật như Kaspersky và Symantec thì ước tính số lượng email spam hiện tại vào khoảng 53% – 58%.


* Ngoài ra, Việt Nam là nước đứng thứ hai thế giới về spam email, dựa theo Kaspersky Lab chiếm khoảng 7.8% tổng số email spam trên toàn thế giới.

Tại sao lại khủng khiếp đến vậy?
Email là phương tiện truyền tải hiệu quả và chi phí rất thấp, chỉ cần có vài người mua sản phẩm là những kẻ spammers đã bù lại được chi phí. Nguy hiểm hơn khi bạn click vào đường link là máy tính tự cài đặt các ứng dụng, thu thập thông tin và khiến mất hàng chục tỷ USD mỗi năm.

Một cuộc chiến âm thầm chống lại email spam
Rất may khi có Spam firewall- bức tường lửa bảo vệ hộp thư của bạn.

1. Các danh sách blacklist
Trước khi email đó vào đến hộp thư của bạn thì sẽ phải thông qua một đợt kiểm tra của các blacklist này (tùy theo dịch vụ email của bạn sử dụng blacklist nào) và đây là bước mà phần lớn các email spam sẽ bị chặn (block) – khoảng 85% – 90%, các email spam thậm chí sẽ còn không vào được tới hộp thư của bạn. Spamhaus, SOBS hay UCEPROTECT là một số blacklist phổ biến hiện nay.

Phương thức hoạt động của Spamhaus – nguồn: spamhaus

Khi tình trạng mà email của bạn gửi mà khách hàng hay người bên kia thường xuyên không nhận được thì có khi cần phải xem lại vì đôi khi có thể domain hoặc IP của server bạn đã bị đưa vào danh sách của các hệ thống blacklist. Check thế nào? Đa phần các hệ thống đều cho bạn check xem bạn có nằm trong database spam của họ hay không.

=> Bài viết quan tâm: công cụ quản lý bán hàng online

Nếu IP hoặc domain của bạn nằm trong danh sách đó thì một số lý do có thể là do hosting mà bạn đang xài là hosting shared với nhiều người và một trong những users đó đang spam. Hoặc máy tính của bạn bị nhiễm virus và là một phần của hệ thống spamming được điều khiển bởi ai đó. Hoặc có thể nhà cung cấp dịch vụ viễn thông (ISP) cho bạn tắc trách để cả một dãy IPs bị đưa vào danh sách đen.

Giải pháp

Nếu do hosting thì yêu cầu bên hosting đổi một IP và báo họ biết là IP đó có vấn đề để họ xử lý. Nếu là do nhà mạng thì thông báo với họ giải pháp. Nếu do máy tính bị nhiễm virus thì nên quét virus, cài lại máy tính hoặc đem ra một trung tâm có chuyên môn để họ xử lý.

Sau đó bạn mới có thể xin các hệ thống blacklist loại bỏ IP hoặc domain của mình khỏi danh sách nhưng cũng không có gì chắc chắn họ sẽ loại bỏ và không biết là khi nào. Giải pháp cuối cùng là có thể bạn phải bỏ domain hoặc IP nếu muốn tiếp tục gửi email.

2. Các filters
Bộ lọc email (filter) quyết định email nào sẽ vào hộp thư inbox hay sẽ vào junk/ spam. Để đánh giá email các spam filters dựa vào số điểm nhất định trên mỗi yếu tố để quyết định email đó vào spam hay không.

Các yếu tố quyết định:
Nội dung email, KHÔNG nên làm
– Dùng các từ ngữ viết hoa toàn bộ (all caps)
– Viết chữ in đậm, nghiên toàn bộ
– Dùng màu sắc nhiều loại trong nội dung chữ viết
– Chứa nhiều ký tự đặt biệt
– Sử dụng quá nhiều hình ảnh (làm tốc độ load email chậm)
– Sử dụng chỉ 1 hình ảnh: nguyên email là một tấm hình
– Sử dụng link shortener (bitly.com, goo.gl)
v.v

Những từ thường xuất hiện trong email spam:

Hứa hẹn kiếm nhiều tiền, đảm bảo 100% cũng là những từ thường xuất hiện trong email spam

Meta data của email
Bao gồm các thông tin gửi tới (from) và thông tin nhận (to). Cách tốt nhất cho email của bạn vẫn là các danh sách khách hàng mà bạn gửi phải là các danh sách đúng chất lượng và bạn đã từng gửi email cho họ trước đây.

Code của email

Một template email cũng như một trang web, được code chủ yếu bởi ngôn ngữ lập trình (chủ yếu HTML/CSS). Nếu phần code của email template đó không được tốt thì cũng sẽ ảnh hưởng. Vậy bạn có thể làm gì?
– Chuẩn hóa HTML/CSS, sử dụng một số công cụ như Validator để check các lỗi thường thấy.
– Template email có tối ưu hóa cho các thiết bị di động không?
– Tỉ lệ giữa HTML và text trong nội dung (quá nhiều code hay quá nhiều text đều không tốt)
– Nội dung cắt dán: còn code từ Words (đây là lý do tại sao có tính năng paste from Words)
– Sử dụng nhiều fonts và size khác nhau lẫn lộn

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí

Bayesian filter
Các hệ thống filter như spamassassin còn sử dụng Bayesian filter là một phương thức hoạt động bằng cách quan sát cách thức mà người dùng sử dụng và lọc emails của họ

SpamAssassin với Bayesian filter là một thành tố – nguồn: JAM Software

Vậy làm sao để email của tôi vào inbox (nhiều hơn)?
Không có yếu tố nào quyết định hoàn toàn việc email của bạn vào inbox hay không. Việc cần làm là kết hợp tất cả yếu tố trên đảm bảo email của bạn đi theo những chuẩn mực nhất, tăng cao khả năng email sẽ được chuyển đi và vào được đến inbox của người dùng.

Nguồn: Bùi Quang Tinh Tú
.................................................. .................................................. ....................
Không cần phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm mà hiệu quả kinh doanh vẫn tăng vượt bật nhờ Email Marketing từ myFace chỉ với 0đ.

Chủ đề cùng chuyên mục: