event là một chuỗi bao gồm những công việc nối kết nhau như một con tàu từ khâu bắt đầu tới khâu kết thúc. Chỉ nên một trong những khâu có vấn đề tự khắc sẽ làm yếu tố thành công trong sự kiện bị giảm đáng kể.

bởi do thế bất kì một sự kiện nào dù lớn hay là nhỏ thì việc lập kế hoạch vạch định ra quy trình tốt nhất của event là một trong các yếu tố nên thiết và không thể thiếu.

cong ty may roi hoi

Dưới đây là quy trình cơ bản :

1. Xác định nhu cầu khách hàng:

Trước khi bắt tay vào làm sự kiện cho đa số doanh nghiệp cá nhân tổ chức, bao giờ người làm sự kiện cũng phải tìm hiểu khai thác mục tiêu của event, thành phần khách mời, số lượng khách mời, đây là loại hình event sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,…)

2. Hình thành ý tưởng cho event:

Sau khi tìm hiểu xác định yêu cầu người làm event sẽ đưa ra ý tưởng sơ bộ đánh giá tính khả thi, để chọn lựa bàn bạc. Lưu ý tưởng sáng tạo tuy nhiên vẫn phải bám vào tính chất chất, yêu cầu của sự kiện.

3. Thiết kế event:

Sau khi hình thành ý tưởng nhà sự kiện sẽ vạch ra cụ thể chi tiết các bước trong sự kiện, càng chi tiết sẽ giúp đỡ việc lên kế hoạch phân công càng đơn giản. Lưu ý khi thực hiện công việc này đòi hỏi phải làm việc tập thể nhóm bàn bạc đưa ra vô cùng nhiều ý kiến sẽ mang tính hiệu quả cao hơn. các giai đoạn của cụ thể của ý tưởng sẽ được tổ chức trên các nội dung dưới đây:

Xác định địa điểm tổ chức

Thời gian tổ chức thời lượng chương trình của sự kiện.

Chủ đề của chương trình, hình ảnh màu sắc chủ đạo của chương trình.

4. Lập kế hoạch thực hiện:

Đây là bước cụ thể hóa nhất để chương trình đưa vào thực hiện:

Kế hoạch ngân sách

Nguồn lực

Trang thiết bị

Giả quyết và khắc phục rủi ro

Cung cấp pg

5. tổ chức event

Thời gian cho một event thông thường thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị. Bao gồm trang phục, banner, trang thiết , liên lạc với những nhà cung cấp thêm liên quan. Công ty event có thể thuê bên ngoài một số hoạt động tổ chức có sự giám sát từ phía nhà event. Sau đó tiến hành dàn dựng chuẩn bị hoàn chỉnh là trước 2 tới 3 ngày và theo một bảng phân công công việc rõ ràng để tránh không bỏ sót bất kì một khâu nào .

7. Kết thúc event:

Theo dõi những tiến trình diễn ra của event và phát hiện điều chỉnh kịp thời các nguy cơ thất bại.

Kết thúc event thu dọn những trang thiết bị sự kiện, thanh toán hợp đồng, khám phá hiểu các vấn đề chưa thực hiện được trong sự kiện để làm kinh nghiệm cho đa số sự kiện tiếp theo.

Chủ đề cùng chuyên mục: